Automatisation · Montpellier
Automatiser les tâches administratives de votre TPE à Montpellier
Relances, ressaisies, tableaux à recopier, e-mails toujours identiques : je repère avec vous les tâches administratives qui peuvent se faire toutes seules, puis je les automatise en partant de vos outils actuels. Vous gardez la main, et le temps libéré revient à votre métier.
Premier échange gratuit et sans engagement. Je vous réponds sous 24 h.
Pour qui
Artisans, commerçants, indépendants et petites équipes de Montpellier et de l’est montpelliérain qui passent du temps chaque semaine sur des tâches toujours identiques.
Ces tâches administratives vous prennent du temps ?
Quelques exemples de situations que l’on rencontre souvent dans les petites entreprises.
- Vous recopiez les commandes de votre boutique en ligne dans votre logiciel de gestion.
- Vous relancez vos factures impayées à la main, quand vous y pensez.
- Vous préparez chaque mois le même tableau à partir de plusieurs fichiers.
- Vous envoyez les mêmes e-mails de confirmation ou de rappel à vos clients.
- Vous triez à la main les factures reçues par e-mail pour votre comptable.
- Les demandes reçues par le formulaire de votre site restent dans votre boîte mail, sans suivi.
Si l’une de ces phrases vous parle, une partie de ce travail peut sans doute s’automatiser.
Les tâches administratives que l’on peut automatiser
Des exemples à adapter à votre façon de travailler.
Les relances de factures
Une relance automatique peut partir quand une facture arrive à échéance, avec un message que vous avez validé. Vous voyez qui a été relancé, et quand.
Par exemple
Rappel avant l’échéance
Relance polie après quelques jours
Le transfert des commandes
Les commandes de votre boutique en ligne peuvent arriver directement dans votre outil de gestion ou un tableau de suivi. Vous évitez les ressaisies et les erreurs de recopie.
Par exemple
Boutique en ligne vers tableau
Fiche client mise à jour
Rappels et confirmations clients
Un rendez-vous approche, une commande est validée, un dossier est reçu : le bon message peut partir au bon moment, avec votre ton.
Par exemple
Rappel de rendez-vous
Confirmation de commande
Le classement des pièces pour le comptable
Les factures reçues par e-mail peuvent être rangées au même endroit, nommées de la même façon, et prêtes à transmettre à votre comptable.
Par exemple
Dossier par mois
Nom de fichier clair
Les tableaux mensuels
Ce tableau que vous refaites chaque mois peut se remplir sans vous. Il ne reste plus qu’à le relire.
Par exemple
Chiffre du mois
Suivi des devis et des factures
Les demandes reçues sur votre site
Une demande de devis peut arriver directement dans votre tableau de suivi, avec un accusé de réception envoyé automatiquement.
Par exemple
Demande de devis vers tableau
Accusé de réception
Vos fichiers sont éparpillés ou vos tableaux difficiles à suivre ? Il vaut parfois mieux remettre de l’ordre avant d’automatiser.
Comment savoir si une tâche peut s’automatiser ?
Quelques repères pour faire le tri.
- Elle revient chaque semaine ou chaque mois.
- Elle suit toujours les mêmes règles.
- Les informations existent déjà sous forme numérique : un e-mail, un fichier, un formulaire ou une boutique en ligne.
- Une erreur ou un oubli vous coûte, par exemple une relance qui passe à la trappe ou une commande mal recopiée.
- Le résultat est facile à vérifier.
Le plus simple est de commencer par une seule tâche. Vous pouvez faire le point en quelques questions.
Ce que l’on automatise, ce qui reste entre vos mains
Ce qui se prête bien à l’automatisation
- Les messages toujours identiques.
- Le transfert d’informations d’un outil à l’autre.
- Les rappels à date fixe.
- Le classement et le nommage des fichiers.
Ce qui mérite de rester humain
Vous validez chaque règle avant la mise en route, et vous gardez la main.
- La relance d’un client en difficulté.
- La réponse à une réclamation.
- La validation d’un devis important ou d’un paiement.
Comment se déroule l’automatisation de vos tâches
Cinq étapes, de votre semaine type à la mise en route.
- On liste vos tâches répétitivesLors d’un premier échange gratuit, dans vos locaux à Montpellier ou dans l’est montpelliérain, vous me racontez votre semaine type. Selon le besoin, certains échanges peuvent se faire en visio ou par téléphone. On note ce qui revient sans cesse et ce qui vous agace le plus.
- On choisit celles qui valent la peineToutes les tâches ne méritent pas d’être automatisées. On garde celles qui vous pèsent le plus.
- Je vous fais une proposition écriteElle est chiffrée et précise ce qui sera mis en place, avec quels outils, et ce qui reste de votre côté.
- Je mets en place, on teste ensembleIl me faut quelques exemples réels (une facture, une commande, un e-mail type) et un accès à vos outils le temps de la mise en place. Je construis l’automatisation, puis on la vérifie ensemble sur ces exemples avant de la laisser tourner.
- Je vous explique et j’ajuste si besoinJe vous montre comment vérifier que tout fonctionne et ce qu’il faut faire si quelque chose change ou s’arrête. Puis je fais les derniers ajustements. Le suivi après la mise en place, on en parle dès le cadrage et c’est précisé dans la proposition.
Des exemples d’automatisation dans mes propres outils
Je conçois ces outils avec l’aide de l’IA, chaque étape relue et testée.
Logiciel de gestion
Projet interne · en cours de fiabilisation
Nexus OS
Dans cet outil de gestion tout-en-un, les factures fournisseurs sont lues automatiquement et un export est préparé pour le comptable. Certains modules sont encore en cours de fiabilisation, et l’outil n’est pas proposé à d’autres entreprises pour l’instant.
Écran tactile
Version alpha · première borne et pilote à venir
Family OS
Sur cet écran tactile familial, l’agenda se synchronise avec Google Agenda, les sauvegardes se font chaque jour et les mises à jour s’installent automatiquement la nuit.
Un accompagnement de proximité à Montpellier et dans l’est montpelliérain
J’interviens sur place à Montpellier et dans l’est montpelliérain, par exemple à Castelnau-le-Lez, au Crès, à Jacou ou à Vendargues. Je suis basé à Saint-Aunès. Je viens voir comment vous travaillez au quotidien, avec vos fichiers et vos outils. J’accompagne aussi AILPE Informatique, magasin informatique de Jacou et client régulier, sur son site internet, son référencement local, son organisation et ses outils numériques.
J’ai commencé par la comptabilité. Les devis, les factures, les relances et les tableaux de suivi, je connais leurs contraintes de l’intérieur. C’est ce qui m’aide à repérer vite les tâches qui peuvent s’automatiser, sans compliquer votre organisation.
Questions fréquentes sur l’automatisation des tâches administratives
Faut-il changer de logiciel pour automatiser ?
Pas forcément. Je pars de vos outils actuels et je ne propose un changement que s’il vous fait vraiment gagner du temps.
J’aimerais automatiser mes tâches administratives : par laquelle commencer ?
Souvent par celle qui revient le plus et dont un oubli vous coûte, comme les relances ou les ressaisies. L’auto-diagnostic aide à la repérer.
Combien coûte une automatisation ?
Cela dépend des tâches et des outils concernés. Vous recevez une proposition écrite et chiffrée après le premier échange, qui est gratuit.
Intervenez-vous sur place à Montpellier ?
Oui. Je me déplace dans vos locaux, à Montpellier ou dans l’est montpelliérain. Selon le besoin, certains échanges peuvent se faire en visio ou par téléphone.
Et mes données dans tout ça ?
Je ne travaille qu’avec les données utiles à l’automatisation. Où elles sont stockées et qui y a accès, on en parle dès le cadrage et c’est précisé dans la proposition.
Faut-il être à l’aise avec l’informatique pour automatiser ?
Non. Je vous explique tout avec des mots simples, et rien ne se met en route sans votre accord. Si vous voulez gagner en autonomie, je propose aussi une formation Excel et informatique pour débutants.
Quelle tâche aimeriez-vous ne plus faire à la main ?
Décrivez-la en quelques lignes, je vous dis ce qu’il est possible de faire. Premier échange gratuit, réponse sous 24 h.
06 87 35 33 10clementjulienstudio@gmail.comRéponse sous 24 h